L'Ufficio ricevuta la denuncia del cittadino provvede ad istruire la pratica chiedendo una relazione redatta dal Dirigente responsabile della gestione del bene che ha causato il danno.
Successivamente, provvede ad inviare copia di tutta la documentazione all'Assicurazione o ad un gestore esterno per i sinistri sotto franchigia, che a mezzo dei propri periti procedono a quantificare il danno. Acquisita la documentazione, il gestore e/o l'Assicurazione gestiscono il sinistro fino all'esito finale che comunicano all'Amministrazione.